TUTORIAL: ENVIO DE E-MAIL CONVITE PARA VÁRIOS ENDEREÇOS
Endócrines
Outro dia apareceu uma dúvida que já não foi a
primeira vez, e o nosso colega Endócrines montou uma resposta-tutorial bem
explicada que como poderia ajudar a outros que possuam a mesma dúvida
resolvemos colocar por aqui!
A dúvida era:
Eu queria mandar um e-mail para
30 pessoas por exemplo. Mas gostaria que mandar um de cada
vez. Vocês saberiam me dizer, se tem algum programa que faz
isso?, ou uma configuração do outlook Esses e-mails são de
empresas, e gostaria de fazer um convite para um evento.. |
Para resolver este problema o Endócrines forneceu uma solução baseada no WORD (2000 ou 2003) do
pacote Office da Microsoft (caso alguém tenha outra solução com algum outro pacote, é só nos contatar).
Aproveitamos e para facilitar o entendimento colocamos algumas imagens no processo.
Para criar e enviar uma mala direta de e-mails com essas versões faça o seguinte:
1. |
Tenha à mão o documento com o nome e o e-mail da pessoa. Este documento pode ser por exemplo um
banco de dados do Access ou um simples documento do Word. Para fazer o teste rapidamente, crie um documento do Word e inclua nele
uma tabela com os campos: Nome, E-mail e Empresa. Preencha alguns registros. |
2. |
Abra o Word e escreva normalmente o texto da mensagem de e-mail. |
3. |
Acione Ferramentas/Cartas e Correspondências/Assistente de Mala Direta . Surgirá, uma
tela a sua direita, o painel de tarefas Mala Direta. |
4. |
Nesse painel, escolha a opção E-mails como tipo de documento. Embaixo, clique no link
"Próxima: Documento Inicial" e toque em frente para a próxima etapa. |
5. |
Agora, como você já escreveu a mensagem, escolha Usar o Documento Atual e clique no link
"Próxima: Selecione os Destinatários". |
6. |
Selecione a opção Usar uma Lista Existente. Clique no comando Procurar e indique o documento com
a lista de destinatários. Avance para a próximo passo. |
7. |
Se quiser personalizar a mensagem por exemplo, colocando no alto
do texto o nome da pessoa e a empresa, posicione o cursor no local desejado e acione o comando Bloco de Endereço. |
8. |
Na caixa Inserir Bloco de Endereço, indique os itens de endereço - nome, empresa e etc. - que
você deseja incluir no e-mail. Depois, clique no link "Próxima: Visualize as Cartas". |
9. |
Agora você tem uma amostra de como ficará o seu e-mail. Se algo não ficar do seu agrado, clique
no link "Anterior"e volte para fazer as alterações necessárias. Se tudo estiver bem, clique em
"Próxima: Conclua a Mensagem". |
10. |
Clique no comando E-mail. O Word abre a caixa Mesclagem para E-mail. Nela, escreva o assunto de
sua mensagem. Atenção, antes de adicionar OK, não se esqueça de escolher, na caixa Formato de Mensagem, a opção Texto
sem Formatação. Se você utilizar HTML, que é a opção-padrão, o comando não irá funcionar. |
Pronto, as suas mensagens foram enviadas. Naturalmente, você ainda pode incluir outros campos de
variáveis, desde que eles estejam disponíveis no documento de origem dos dados.
Você também pode incluir em sua mensagem campos calculados com base nestas informações. Se, por
exemplo, o banco de dados tiver campo Sexo, preenchido com M ou F, podemos tratar o destinatário de forma adequada, sem aquele
famoso e preguiçoso "Prezado(a) Senhor(a)". Para
fazermos isso, devemos criar um campo especial de dados. Siga os seguintes passos:
1. |
Se a barra de ferramentas Mala Direta não estiver visível, acione Exibir / Barra de
Ferramentas/ Mala Direta. |
2. |
Na barra Mala Direta, clique no botão Inserir Campo do Word e escolha
a opção Se...Então...Senão. |
3. |
Na tela que se abre, escolha Sexo na caixa Nome do Campo. |
4. |
Na caixa Comparar Com, escreva M. Em seguida, escreva
"Prezado Senhor" (sem as
aspas) no campo Inserir Este Texto e
"Prezada Senhora" (sem as
aspas) no espaço abaixo. Dê OK. Pronto você acabou de dar no Word a
seguinte orientação: se o campo Sexo for M, use o tratamento no masculino. Caso contrário, use o feminino. Também
é possível criar campos de mesclagem mais complexos, usando cálculos
aritméticos, combinações de campos do banco de dados e outros recursos de mala-direta. |
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